仕事をする上で最も大切な報連相。
これは「報告・連絡・相談」という意味で、ビジネスマナーの基本ですね。
しかし、新人の時は誰もが報告のタイミングに悩んだり、相談する機会に悩んだりしますよね。
そこで今回は、ビジネスマナーとして大切な報連相のポイントをご紹介します。
報連相の基本
上司が状況をきちんと把握するためにも、早めに報告をしましょう。
しかし早めとはいえ、明らかに間が悪い時に声をかけてしまっては、上司に失礼に当たってしまいます。
声をかける時は相手の都合を確認し、話を聞いてもらえる態勢を作りましょう。
急ぎの場合は、一言お詫びの言葉を入れて要件を素早く伝え、逆に急いでない場合は相手の状況を確認し後で報告するか、メモに書くなどの別の方法をとってみてください。
また、時間を無駄にせず情報を正確に伝えるためには、要件を明確にしてから簡潔に話すことがポイント！
そのためには、話す前に要件をメモしておくとスムーズに伝えられますよ。
報告・連絡をする時のポイント
報告・連絡は、こまめに明確に簡潔に伝えることが大切です。
ここでは報告・連絡をする時のポイントを見ていきましょう。
・結論を先に伝える
上司にだらだらと伝えてしまっては、こちらのために時間を割いているのに失礼にあたります。
結論を先に述べ、できなかった理由、経過の順で分かりやすく話しましょう。
・事実と自分の意見は分ける
客観的な事実を正確に伝えることが重要です。
曖昧な情報を伝えないよう、情報を整理してからきちんと報告してくださいね。
また自分の意見を話す場合は、先に事実を報告してから個人的な見解を話します。
意見を話す場合は前置きを必ず入れましょう。
・5W3Hを活用する
報告・連絡をするには明確に情報を伝える必要があります。
そのためには、5W3Hで情報を整理しながら話しましょう。
5Wとは「時・場所・誰が・何を・なぜ」を指し、3Hとは「方針・料金・数量」を指します。
これを活用することにより、情報はより明確になりますよ。
相談をする時のポイント
相談をするときは、問題点を整理し、聞きたいことを明確にすることが大切です。
また些細なことでも早めに相談することで、問題が大きくならずに済みます。
しかし、なんでも上司に相談していては、多忙な上司の時間を何回も割くことになり失礼です。
自分なりに考えてみて、それでも解決策が見つからない場合に相談しましょう。
また、解決策を提案してもらったのにも関わらず、忘れてしまっては意味がないので、メモを必ず取りましょうね。
ビジネスマナーにおいて大切なのは、相手に理解してもらえるように明確に簡潔に伝えることです。
そのため5W3Hを使い、会話も仕事もスムーズに進めるようにしましょう。
5W3Hは日常の会話でも大事になってくるので、覚えておくと良いですよ。
この記事を参考に、報告・連絡・相談がきちんとできる社会人を目指してみてください。
