ビジネスマンにとって、スケジュール管理をする上で手帳は大事な存在です。
しかし、間違った使い方をしていると時間をロスしていたり、商談に影響を及ぼしたりすることも･･･
そこで今回は、ダメな手帳の使い方の問題点と対処法を紹介します。
スケジュールの内容が薄い
「スケジュールの内容が薄い」というのは、1日の予定しか見えていないことと、細かく情報管理ができていないことを指します。
1日の予定しか見えていないと、今後の予定はどのように進めていくのかというプランが立てづらくなってしまいます。
その後の予定の確認の際にも、今自分の状況が見えなくなってしまうため、時間を読みづらくなってしまうことも。
また、細かく情報が書き込まれていないと、会社を出る時間が遅かった、資料の準備ができていないなどの凡ミスにつながってしまいます。
そのような凡ミスをしないためにも、行動計画をメモ欄に書けるようにしましょう。
例えば、スケジュールに14時の欄にA社訪問と書き込んである場合、予定通りにA社に到着するためには、いつまでに資料を準備して、何時に会社を出れば間に合うのかを予測すると細かく情報が書き込めます。
加えて、行動計画を作るにあたって、電車の遅れや渋滞など、不足の事態が発生したときのゆとりを事前に取り入れておくことも大事です。
細かな情報を書くためにも、スケジュールの近くにメモ欄を設けておくと予定を確認する時にスムーズに見れますよ。
タスク管理ができていない
ToDoリストを書き込む際に、やらなければいけないことをただ書き連ねていませんか？
そのまま手帳に書き連ねてしまっていては、今やるべきことが見えてきません。
まずは、手帳のメモ欄もしくは大きめの付箋に、順番などを無視して書き起こしましょう。
次に、書き起こした内容にそれが一番大事か分かるように優先順位を付け、その仕事の期日を書き加えます。
量が多い物は細かく書き表すと、気が重い仕事も取り掛かりやすくなります。
優先順位をつけることで明白になり、一番大事な部分が見えてくるので、試してみてくださいね。
手帳を1日に何度も開いていない
できるビジネスマンは、自分の手帳をこまめに開いています。
これは、自分の予定を細かく把握するためです。
手帳をこまめに開いている人は、自分の予定を記憶していることも多いです。
記憶している人は、どんな状況でも営業戦略などを膨らまし、それを実行できますが、曖昧なままだと思考が停止してしまいます。
そのため自分のやるべきことが思い出せず、結果的に時間を有効活用できない場合が多く見られます。
こまめに手帳を開けるように、手帳をすぐに取り出せるように身につけておくことが重要です。
手帳のダメな使い方の問題点と対処法をご紹介してきました。
あなたは、ダメな例に当てはまっていませんでしたか？
手帳を上手く使いこなせるようになれば、今以上にもいい成績を残せるようになるかもしれませんよ。
適当に使っているという人は、使い方を一度見直してみましょう。
